Ute på de svenska företagen finns en uppsjö av olika Rumsbokningssystem. Vissa fungerar som de ska och andra är det ofta problem med. Det är vanligt att dessa system dels tar onödigt mycket tid men också är krångliga vilket leder till irritation. Att uppgradera sitt Rumsbokningssystem är en bra investering för de flesta.
På de flesta svenska arbetsplatser hålls det dagligen ett antal möten. Är företaget medelstort eller stort så har man i regel egna mötesrum, om inte så har man tillgång till dessa på annat håll. En detalj med detta som skapar onödig frustration och irritation, som dessutom kostar i form av den tid man lägger ner på det, är de Rumsbokningssystem som finns ute på företagen.
Dessa system är ofta av en äldre modell och inte anpassade för de moderna, uppkopplade arbetsplatserna vi har idag. På vissa ställen är det fortfarande en papperskalender där man antecknar vilket rum man vill ha och när. Ett sådant Rumsbokningssystem är knappast värdigt ett företag 2021.
Dags att uppgradera
Det är med andra ord dags att uppgradera sitt Rumsbokningssystem. De moderna system som erbjuds idag är del uppkopplade. Det innebär att du kan boka rum vart du än befinner dig via din dator eller din mobiltelefon. Systemet håller reda på din bokning och skickar ut inbjudningar till de som ska delta på mötet.
Det håller även reda på vem som tackat nej och om det kommer in avbokningar. Väl vid rummet sitter en pekskärm. Där kan du utföra allt du kan via appen, men det är även där deltagarna checkar in när de anländer till mötet. Skulle man glömma avboka rummet kan man ställa in så att systemet känner av det och visar rummet som ledigt efter en stund.
Det är alltså slut på att alla mötesrum är uppbokade, men när man tittar in så är de tomma. Dessutom kan man koppla systemen mot en cateringleverantör. Det innebär att man kan beställa tilltugg till mötet direkt genom systemet. Eftersom systemet känner till vilken cateringfirma som sköter den biten hos er så sker allting mycket snabbt och smidigt.